Як користуватися “ви” і “Ви” в листі? Як визначити, що доречніше?

Абсолютно вірно! Ви з великої літери пишеться, коли ви (ось як я в даному випадку до Вас) висловлюєте повагу до співрозмовника. Зазвичай він або старше Вас за віком, або за званням чи посадою, або просто малознайомий чоловік, "тикати" якому некультурно. Ви з маленької літери пишеться, коли звертаєтеся до компанії людей, наприклад до друзів (А ви йдете сьогодні в кіно?).

Коли звернення звернено (прошу вибачення за тавтологію) до групи осіб, при цьому немає бажання показати підвищений ступінь поваги, то пишеться "ви", Наприклад: "Гей ви там, нагорі!"

Але якщо ж звернення йде до однієї людини, що стоїть за рангом на вищому щаблі службової драбини, або до людини побіленого сивиною (і ніби як збагаченому досвідом і знаннями), то тоді на листі вживається "ви" з великої літери як і інші форми даного слова. наприклад: "Гей Ви там, Ви вже нагорі?"

Ви, Ваше і т. П. (З великої літери) пишеться тільки при зверненні до однієї особи, і тільки фізичній особі. Якщо це звернення до юридичної особи (компанії, агенству, організації) - то пишеться з маленької літери ("На ваш вих. номер такий-то повідомляємо ...").

Якщо це звернення до двом і більше особам, то пишеться з маленької.

ви -пише, коли звертаєтеся не до одного людині, а до кількох

Ви-до одного, але шановному, старшому за віком, званням. Ось так, начебто ..